عرض أسعار، فاتورة، دفعة مسبقة أم فاتورة تصحيحية: أي وثيقة يرسلها المقاول الذاتي ومتى؟

كثير من المقاولين الذاتيين لا يرسلون إلا وثيقة واحدة: الفاتورة، في النهاية. وهذه أضمن طريقة للعمل أسبوعين لصالح زبون «لم يفهم أن هذا هو الثمن». لكل وثيقة دور ولحظة وأثر قانوني مختلف، والترتيب مهم. يتناول هذا المقال هذه الوثائق حسب ترتيب مهمة حقيقية، من أول تواصل إلى آخر تحويل.

عرض الأسعار: قبل البدء، دائمًا

يصف عرض الأسعار ما ستقوم به، وبكم، وفي أي أجل، وبأي شروط. لا يُلزم أحدًا ما دام لم يُقبل؛ وبعد قبوله يصبح هو العقد. أرّخه، وحدّد له مدة صلاحية (30 يومًا هي المدة الشائعة)، واطلب قبوله كتابيًا: توقيع، أو نقرة على رابط قبول يترك أثرًا مؤرخًا بالساعة. كلمة «موافق» على WhatsApp أفضل من لا شيء، لكن يصعب العثور عليها بعد ستة أشهر.

عرض الأسعار الجيد يجنّبك ثلاثة نقاشات: الثمن، ونطاق العمل، والأجل. صِف ما هو مشمول، وخاصة ما ليس مشمولًا: عدد التعديلات، مصاريف التنقل، المواد موفَّرة أم لا، الاستضافة، التكوين. البيانات التي يجب أن تظهر فيه هي نفسها التي في الفاتورة (معرّفاتك، الزبون، التفاصيل)، مع إضافة مدة الصلاحية وشروط الأداء. ويقدّم دليل عرض أسعار المقاول الذاتي النموذج الكامل.

متى لا يكون عرض الأسعار ضروريًا

بيع فوري في متجر أو في سوق، إصلاح لمدة ساعة يُفوتر في عين المكان: هنا لا يضيف عرض الأسعار شيئًا. لكن بمجرد وجود مدة بين الاتفاق والتسليم، أو مبلغ يفوق ما تقبل خسارته، يصبح ضروريًا.

الدفعة المسبقة: حتى لا تموّل زبونك

في مهمة تمتد لعدة أسابيع أو عند شراء معدات، اطلب دفعة مسبقة عند قبول عرض الأسعار: ⁦30%⁩ هي القاعدة، و⁦50%⁩ ليست أمرًا غريبًا في أول تعامل أو حين تدفع ثمن المواد من مالك. تُفوتر الدفعة المسبقة بفاتورة دفعة مسبقة، تحمل رقمًا مثل باقي الفواتير، وتُحصَّل مثلها، وتُخصم من الفاتورة النهائية. نتيجتان ضريبيتان يجب معرفتهما: الدفعة المسبقة المحصَّلة تُحتسب فورًا في رقم المعاملات للفصل، وتُحتسب أيضًا في السقف. لا شيء معقد، لكنه مبلغ لا ينبغي نسيانه في التصريح.

الفاتورة: عند التسليم، لا قبله، ولا بعده بكثير

تُحرَّر الفاتورة عند التسليم أو عند انتهاء الخدمة. تستعيد عرض الأسعار المقبول، وتخصم الدفعة المسبقة المؤداة، وتحدد تاريخ الاستحقاق. إن جاءت مبكرة جدًا سيُعترض عليها؛ وإن تأخرت كثيرًا ستُنسى في ميزانية الشهر. أرسلها يوم التسليم، مع العمل المنجز، وتحقق مرة أخيرة من البيانات الإلزامية التسعة. وإذا كانت المهمة تُنجز على عدة دفعات، ففوتر كل دفعة مسلَّمة: فاتورة مرحلية لكل مرحلة مُصادق عليها أفضل من فاتورة نهائية كبيرة سيؤخّرها الزبون.

تاريخ الاستحقاق: اختيار وليس تفصيلًا

الأداء عند التوصل، 15 يومًا، 30 يومًا: حدّد الأجل في عرض الأسعار وانقله إلى الفاتورة. مع المقاولات، 30 يومًا أمر شائع؛ ومع الأفراد، الأداء عند التوصل هو القاعدة. الأجل الذي تمنحه هو الذي سيُطلق التذكيرات بالأداء: كلما كان أوضح، كان التذكير أسهل.

الفاتورة التصحيحية: للتصحيح دون محو

أخطأت في المبلغ، أعاد الزبون منتجًا، أُلغيت خدمة بعد فوترتها: لا تحذف أبدًا فاتورة صادرة. بل تُصدر فاتورة تصحيحية (إشعار دائن)، أي فاتورة سالبة تلغي الأولى كليًا أو جزئيًا، برقمها الخاص في تسلسلها الخاص (⁨A-2026-0001⁩). يبقى تسلسل الفواتير سليمًا، ويحصل الزبون على وثيقة لمحاسبته. إذا ترتب عن الفاتورة التصحيحية استرجاع للمال، فسجّله كتحصيل سالب؛ وإذا خُصمت من فاتورة قادمة، فأشر إلى ذلك في تلك الفاتورة.

حالة الفاتورة المتكررة

في حالة اشتراك أو مبلغ جزافي شهري (صيانة، تسيير صفحات التواصل الاجتماعي، دروس، تنظيف)، لا داعي لإعادة عرض الأسعار كل شهر: عرض أسعار إطاري يُقبل مرة واحدة، ثم فاتورة تُنشأ كل شهر في نفس التاريخ، بنفس الوصف ورقم يتبع التسلسل. تربح ساعة كل شهر، ويعرف زبناؤك ما ينتظرهم. المستشارون والمكوّنون بالاشتراك ومقدمو خدمات الصيانة يعملون وفق هذا النمط.

خلاصة: الوثيقة المناسبة في الوقت المناسب

1. 1قبل البدء: عرض الأسعار، مقبولًا كتابيًا، مع مدة الصلاحية وشروط الأداء.
2. 2عند القبول، إذا كانت المهمة طويلة: فاتورة الدفعة المسبقة (من 30 إلى ⁦50%⁩).
3. 3عند كل دفعة مسلَّمة أو في النهاية: الفاتورة، بعد خصم الدفعة المسبقة، مع تاريخ الاستحقاق.
4. 4عند خطأ أو إلغاء بعد الفوترة: الفاتورة التصحيحية، وليس الحذف أبدًا.
5. 5كل شهر بالنسبة للمبلغ الجزافي: الفاتورة المتكررة، انطلاقًا من عرض أسعار إطاري.